بزرگ نمایی نیس اگه بگیم که پشت هر پروژه موفقی یک مدیر پروژه موفق وایس تاده. خیلیا فکر می کنن که تنها وظیفه ی مدیر پروژه یادآوری آخرین مهلت انجام پروژه ها و برگزاری جلسات بررسی وضعیت پروژه، حال اونکه وظایف مدیر پروژه به این سادگیا نیس. مدیر پروژه کسیه که باید درک عمیقی از ۵ فاز اصلی مدیریت پروژه داشته باشه و بتونه این فازها رو به بهترین روش عملیاتی کنه. در این مطلب می خوایم به تشریح ۵ فاز چرخه عمر پروژه بدیم و راهکارهایی رو جهت افزایش موفقیت در هر فاز خدمت تون معرفی کنیم.

طبق تعریف مؤسسه ی مدیریت پروژه (PMI)، مدیریت پروژه از ۵ فاز اصلی تشکیل می شه : درک و شروع پروژه، برنامه ریزی، اجرا، نظارت بر کارکرد و بستن پروژه. PMI در سال ۱۹۶۹ تأسیس شد. این مؤسسه بزرگ ترین انجمن غیرانتفاعیِ مختص حرفه ی مدیریت پروژه که در مورد ی استانداردسازی مدیریت پروژه، برنامه و بدره (پورتفولیو) و هم آموزش و دادن گواهینامه فعالیت داره. عالی ترین گواهینامه ی این مؤسسه گواهینامه ی حرفه ای مدیریت پروژه (PMP) است. جدا از اینکه این گواهینامه، ۷ گواهینامه ی دیگر هم درخصوص شکلای مختلف مختلف مدیریت پروژه از طرف این مؤسسه اعطا می شه.

برنامه-ریزی

به خاطر استانداردسازی مفاهیم و اقدامات مربوط به مدیریت پروژه، تیمی بالغ بر بیشتر از ۸۰ عضو PMI کتابی با عنوان «کتاب علم مدیریت پروژه» منتشر کردن. این کتاب که به اختصار «پِم باک» (PMBOK) هم نامیده می شه، تا الان ۵ بار ویرایش و به روزرسانی شده و به توضیح اساسی ترین کارایی می پردازه که در کشورهای مختلف به جهت تحقق مطلوب ترین نتایج ممکن کاربرد دارن. کتاب نام برده از فرایندی استانداردشده سخن می گه که روی خیلی از پروژه ها، فارغ از فرقایی که هر پروژه با پروژه دیگر داره، قابل اِعماله. از مدیران پروژه دارنده ی گواهینامه ی PMP انتظار میره که بتونن فازها و راهکارهایی رو که در این کتاب بیان شدن، برحسب نیازای منحصربه فرد پروژه های در دست انجام به کار ببندند.

چرخه عمر پروژه چیه؟

وقتی قرار باشه از فازهای مدیریت پروژه صحبت کنیم، اشاره به چرخه عمر پروژه پرهیز ناپذیره. چرخه عمر پروژه از مجموعه فازهای پروژه تشکیل می شه. این فازها، همونجوریکه قبلا هم اشاره شد، باید متناسب با نیازای پروژه در دست انجام سامان دهی شن. طبق درسای کتاب علم مدیریت پروژه، موارد زیر باید در عوامل سازنده چرخه مدیریت پروژه به روشنی تعریف شن:

  • کاری که باید به انجام برسه، چیه؟
  • درنتیجه ی پروژه چه خروجیایی باید تولید و بررسی شن؟
  • چه کسائی باید در جلو بردن پروژه همکاری کنن؟
  • هر کدوم از فازها چکونه باید کنترل و تأیید شن؟

تعیین این عوامل نشون دهنده ی نقطه شروع تا پایان یک پروژه. این روند باعث ایجاد فرایندی سیستماتیک، زمان مند و کنترل شده می شه که به سود ذی نفعان پروژه هستش و به مدیران پروژه هم در تشخیص به هنگام پیش نیازای ورود به هر فاز کمک می کنه.

۵ فاز مدیریت پروژه

طبق تعریف مؤسسه ی مدیریت پروژه، «مدیریت پروژه یعنی اجرا علم، مهارت ها، وسیله و تکنیکای مدیریت پروژه در طیف خیلی از فعالیتا، به دسته ای که نیازای خاص هر پروژه محقق شه.» همونجوریکه قبلا هم اشاره شد، مدیریت پروژه از ۵ فاز تشکیل می شه و درصورتی که چرخه عمر پروژه تصویر واضحی از نقطه شروع تا پایان پروژه به دست بده، این فازها به معنی نقشه راه و راه رسیدن به نتیجه مطلوب هستن.

فاز اول: شروع پروژه

فاز اول نقطه استارت پروژه و معمولا با طرح یک مورد تجاری کلید می خوره. در این فاز، پروژه در سطحی کلی تعریف می شه. فاز اول وقتیه که باید امکان پذیری مورد مطرح شده رو بررسی کنین و درباره تقبل یا نبود تقبل پروژه تصمیم بگیرین. اگه تست امکان سنجی لازم باشه، در همین مرحله از پروژه باید انجام شه.

ذی نفعان اصلی باید سسعی کنن تا به تصمیم گیری درمورد تقبل یا نبود تقبل پروژه کمک کنن. اگه پروژه مطرح شده موفق به دریافت چراغ سبز شد، باید یک منشور پروژه یا سند شروع پروژه ( PDI) تهیه شه. این منشور یا سند، اهداف و شرایط لازم پروژه رو به شکلی خلاصه در دسترس قرار می ده و باید دربردارنده ی نیازای کسب وکار، ذی نفعان و مورد تجاری باشه. البته، سند شروع پروژه یا همون PDI به شکل فرمای از پیش آماده به شکل آنلاین هم قابل فهمیده. توجه داشته باشین که در تهیه ی PDI زیاد درگیر چیزای مهم فنی نشید و اینجور ریزه کاریایی رو به فاز دوم موکول کنین.

فاز دوم: برنامه ریزی پروژه

فاز دوم که نقش زیادی در موفقیت مدیریت پروژه اجرا می کنه، بر ایجاد نقشه راه تأکید داره، یعنی نقشه ای که باید تا انتهای راه انجام پروژه دنبال شه. این فاز معمولا با تعیین اهداف شروع می شه. روشای هدف گذاری عبارتند از:

۱. هدف گذاری به روش اِسمارت (SMART)

با روش اسمارت می تونین مطمئن شید که همه اهداف به دقت بررسی می شن. این روش کمک می کنه تا به درک عمیق تری از مراحل تعیین هدف برسین. اهدافی که به این روش تعیین می شن، باید از ویژگیای زیر بهره مند باشن:

  • مشخص: واسه اینکه به اهداف مشخص برسین، باید به این سوالا جواب بدین: چه هدفی؟ کی یا کسائی؟ چه زمانی؟ و به چه منظوری؛
  • قابل امتحان: معیاری رو در نظر بگیرین که در امتحان میزان موفقیت هر کدوم از اهداف کاربرد داشته باشه؛
  • دست یافتنی: مهم ترین اهدافی رو که به دنبال شون هستین، شناسایی کنین و ببینین چیجوری می تونین این اهداف رو تحقق ببخشین؛
  • واقع گرایانه: باید جهت رسیدن به اهداف تعیین شده علاقه مند و هم از توانایی لازم بهره مند باشین؛
  • زمان مند: واسه رسیدن به اهداف تون یک بازه ی زمانی مشخص کنین.

۲. هدف گذاری به روش کلییِر (CLEAR)

روش کلییِر نسبت به روش اِسمارت جدیدتره و شرایط سرعتی کسب و کارای امروزی رو هم مورد توجه قرار می ده. ویژگیای این روش عبارتند از:

  • مشارکتی: اهداف باید به دسته ای باشن که کارمندان به همکاری با همدیگه تشویق شن؛
  • محدود: اهداف باید از دید گستردگی و زمان محدود شن تا قابل مدیریت باشن؛
  • احساسی: اهداف باید به دسته ای باشن که اشتیاق و علاقه کارمندان تحریک شه. درواقع، عاملان اجرای پروژه باید بتونن با اهداف تعیین شده رابطه احساسی برقرار کنن. اینطوری، کیفیت کار انجام شده هم بالاتر میره؛
  • محسوس: اهداف بزرگ تر باید به اهداف کوچیک تر تقسیم شن تا سریع تر قابل تحقق باشن؛
  • انعطاف پذیر: اهداف باید در روبرو شدن با موقعیتای پیش بینی نشده انعطاف پذیر و قابل اصلاح باشن.
این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   معرفی چند بین وعده واسه کودکان 

در طول این فاز، باید وسعت ی پروژه رو تعریف کنین و در فکر تهیه طرح مدیریت پروژه باشین. محاسبه هزینه ها، کیفیت، منابع موجود و بازه ی زمانی واقع گرایانه ازجمله مواردی به حساب می رن که باید در این فاز بررسی شن. طرح پروژه باید شامل ی مواردی مثل تعیین خطوط پایه یا معیارهای کارکرد باشه. این موارد باید برحسب وسعت، برنامه زمانی و هزینه پروژه مشخص شن. دقت داشته باشین که خط پایه جهت تشخیص انحراف پروژه از راه اصلی الزامیه.

در این فاز از پروژه، باید نقشا و مسئولیتا رو به روشنی تعریف کنین تا هر کدوم از عوامل اجرا بدونن که چه وظایفی برعهده دارن. بعضی از مدارکی که مدیر پروژه باید در این فاز تدارک ببینه تا از انحراف پروژه جلوگیری شه عبارتند از:

  • بیانیه ی وسعت ی پروژه: این بیانیه سندیه که به تعریف نیازای کسب وکار، منافع انجام پروژه، اهداف، تحویل دادنیا و موعدهای کلیدی اختصاص داره. بیانیه ی وسعت ی پروژه می تونه در طول انجام پروژه تغییر کنه، اما هرگونه تغییراتی فقط باید با تأیید مدیر و حمایت کننده پروژه اِعمال شه؛
  • ساختار شکست کار (WBS): در این ساختار، وسعت ی پروژه به شکلی چشمی به قسمتای کنترل پذیرتر جدا سازی می شه. در زمان ایجاد ساختار شکست کار دقت داشته باشین که بسته های کاری از ۱۰ روز طولانی تر نشن؛
  • موعدها: اهداف سطح بالایی رو که باید در طول پروژه محقق شن، شناسایی و در نمودار گانت وارد کنین؛
  • نمودار گانت: این نمودار یک جدول زمانی بصریه که امکان برنامه ریزی درمورد وظایف لازم رو جفت و جور می کنه و تصویری کلی از محدوده زمانی پروژه به دست می ده. بهتره دیدگاه اعضای تیم رو هم درمورد وظایف محول شده جویا شید؛
  • طرح ارتباطی: این طرح، به ویژه اگه پروژه شامل ذی نفعان خارجی باشه، از اهمیت خیلی بالایی برخورداره. درمورد مسیرهای ارتباطی و روشای پیام رسانی تصمیم گیری کنین. لازمه با توجه به هرآنچه باید در موعدهای مقرر تحویل داده شه، یک برنامه زمانی به خاطر تعیین اوقات رابطه گیری با اعضای تیم تهیه کنین؛
  • طرح مدیریت خطر: باید همه خطرای قابل پیش بینی رو شناسایی کنین. شایع ترین خطرا در مورد ی مدیریت پروژه عبارتند از: حدسای زمانی و هزینه ای غیرواقعی، چرخه بازنگری مشتری، کمبود بودجه، تغییر نیازها و نیروهای غیرمتعهد.

فاز سوم: اجرای پروژه

در فاز سوم، تحویل دادنیای پروژه به مرحله اجرا و تکمیل درمی آیند. این فاز زمان انجام اقدامات بسیاری ازجمله گزارش وضعیت و جلسات، روزآمدسازی سیر تکاملی پروژه و گزارشای عملکرده و هرآنچه در این فاز انجام میگیره، درواقع به معنی گوشتیه که بر اسکلت پروژه کشیده می شه. جلسه ی شروع عملیات پروژه معمولا نشون دهنده ی فاز اجرای پروژه. در این جلسه ی به ویژه، همه اعضای تیم از مسئولیتای خود آگاه می شن.

کارایی که باید در این فاز انجام بگیرن، عبارتند از:

  • پیشرفت تیم پروژه؛
  • تخصیص منابع؛
  • اجرای طرحای مدیریت پروژه؛
  • مدیریت تدارکات، البته درصورت ضرورت؛
  • هدایت و مدیریت اجرای پروژه به وسیله مدیر پروژه؛
  • راه اندازی سیستمای ردیابی؛
  • اجرای وظایف محول شده؛
  • برگزاری جلسات بررسی وضعیت پروژه؛
  • روزآمدسازی برنامه زمانی؛
  • اصلاح طرحای پروژه، البته درصورت نیاز.

این فاز و فاز نظارت بر اجرای پروژه (با اینکه این فاز شرایط خاص خودشو می خواد) معمولا هم زمان انجام می شن. با استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه طبق رایانش ابری می تونین این امکان رو به اعضای تیم بدین که وضعیت انجام وظایف شون رو در زمان واقعی به روز کنن.

فاز چهارم: نظارت بر کارکرد پروژه

فاز چهارم به آزمایش سطح پیشرفت پروژه، نظارت بر کارکرد و هم اطمینان از هم راستایی اقدامات در حال انجام با طرح مدیریت پروژه اختصاص داره. مدیران پروژه می تونن با استفاده از شاخصای کلیدی کارکرد (KPIs) به نبود انحراف پروژه از راه تعیین شده پی ببرن. معمولا ۲ تا ۵ مورد از این شاخصا جهت آزمایش کارکرد پروژه تحت بررسی قرار می گیرن:

  • اهداف پروژه: آزمایش اینکه پروژه در دست انجام طبق برنامه زمانی و بودجه ی تعیین شده درحال اجراست، نشون می ده که اهداف ذی نفعان تأمین میشه یا نه؛
  • کیفیت تحویل دادنیا: این شاخص تعیین می کنه که دستاوردهای پروژه با چه کیفیتی حاصل شدن؛
  • ردیابی اقدامات و هزینه ها: مدیر پروژه با نظارت بر اقدامات و هزینه ها می کوشد تا نکنه پروژه با کمبود بودجه روبرو شه. در این ردیابی مشخص میشه که اگه پروژه در دست انجام با همین روند عملکردی پیش برود، در موعد مقرر تکمیل میشه یا نه؛
  • کارکرد پروژه: این شاخص در مورد نظارت بر تغییراتیه که در پروژه رخ میدن. مواردی مثل میزان و شکلای مختلف مسائلی که بین اجرای پروژه بروز می کنن (مشکلات پیش بینی نشده یا هرگونه تغییراتی در وسعت ی پروژه) و هم مدت زمانی که طول می کشه تا کنترل یا برطرف شن، در این شاخص دید می شن.

در این فاز شاید مدیران پروژه صلاح ببینن که در برنامه زمانی یا منابع پروژه تغییراتی بدن تا پروژه در راه مورد انتظار پیش برود. دیگر اینکه مورد تجاری باید در انتهای هر کدوم از فازها بازنگری شه و طرح پروژه هم درصورت نیاز برابر تغییرات اصلاح شه.

فاز پنجم: بستن پروژه

فاز پنجم نشون دهنده ی تکمیل پروژه. در این فاز، مدت همکاری پیمانکاران قراردادی (کسائی که فقط جهت همکاری پروژه ای و نه همکاری دائمی استخدام شده بودن) به پایان می رسه و اعضای کوشا و مهم تیم قابل شناسایی هستن. بعضی از مدیران پروژه یک اتفاق کاری کوچیک اندازه ترتیب میدن تا از همکاران پروژه تقدیر و تشکر شه. بعضی وقتا هم مدیران پروژه جلسه ای با عنوان جلسه ی پس از واقعه برگزار می کنن تا از نقاط قوت و ضعف پروژه صحبت شه. این جلسه به اعضای تیم کمک می کنه تا از تجربه پروژه انجام شده درس بگیرن و در پروژه های آینده موفق تر عمل کنن.

وقتی پروژه ای به اتمام می رسه، مدیر پروژه هنوز باید به چند وظیفه ی دیگر رسیدگی کنه. یکی از این وظایف، تهیه ی فهرست وارسیه، یعنی فهرستی از مواردی که در طول پروژه تکمیل نشدند و باید با همکاری اعضای تیم به آخرسر برسن. مدیر پروژه باید جدا از اینکه تهیه ی گزارش پایانی پروژه نسبت به جمع آوری همه اسناد پروژه و بایگانی اونا اقدام کنه. در طول چرخه عمر پروژه می تونین با استفاده از نرم افزارهای مخصوصی که طبق رایانش ابری طراحی شدن، همه اسناد موردنیاز رو به آسونی در یک محل مشخص ذخیره و بایگانی کنین.


دسته‌ها: آموزشی

دیدگاهتان را بنویسید